Welche Gründe für das Bereinigen von Personendaten gibt es?
In den meisten Fällen sind es externe Anlässe, die zur Bereinigung von Personendaten führen. Die wichtigsten drei Gründe sind:
Personendaten sind kaum ohne Fehler. Diese schleichen sich wie von selbst in die Datenbanken ein. Häufig sind doppelte Erfassungen, Tippfehler, Verwechslungen von Namen und Vornamen oder Tag und Monat. Dadurch bekommt die Datenbank fehlerhafte und doppelte Personendaten. Nun wollen sie die Fehler beheben und die doppelten Datensätze entfernen. Dies kann verschiedenen Gründe haben. Die wichtigsten haben wir aufgeführt.
Die Datenschutzgesetze (DSGVO) fordern eine neue Sicht auf die personenbezogenen Daten und deren Verwaltung. So schreibt zum Beispiel die DSGVO in Artikel 15 die Auskunftspflicht fest. Dies bedeutet, dass eine betroffene Person Auskunft über die verwalteten Daten verlangen kann. Auf eine solche Anfrage muss dann eine Organisation innerhalb von 30 Tagen Antwort auf die Anfrage
Datenbanken zusammenführen meint, Daten aus verschiedenen Quellen in einer einheitlichen Datenbank zu verwalten. Die Gründe für das Zusammenführen sind unterschiedlich:
• Firmen fusionieren. Die Kundendaten aus beiden Firmen sollten möglichst bald einheitlich für Marketing und Verkauf zur Verfügung stehen.
• Reorganisation. Administrationssysteme verschiedener Standorte werden zusammengelegt.
• Integration von Datenbanken. Datenbanken verschiedener Bereiche (z. B. Technik, Marketing) sind bisher unabhängig geführt. Ein Zusammenlegen bringt einen Nutzen, vor allem für die Marketing- Abteilung.
Die Qualität der Personendaten genügt den Anforderungen nicht mehr. Dies kann verschiedene Folgen haben. Das Resultat können Fehlentscheide sein, die sich auf fehlerhafte Daten stützen. Oder wegen mangelnder Datenqualität können Kunden nicht richtig angeschrieben werden. Daraus entsteht im besten Fall nur ein Imageschaden. Sind die Fehler hingegen in Patientendaten, können die Folgen schwerwiegend sein. Dann werden zum Beispiel relevante medizinische Informationen im Notfall nicht rechtzeitig gefunden. Daraus folgen Konsequenzen, die lebensbedrohend sein können.
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