Sie planen ein Projekt zur Bereinigung von Personendaten. Da stellen sich sofort die Fragen nach Schwierigkeit und Zeitbedarf.
Wenn Sie dies wissen möchten, tun Sie folgendes:
- Sie laden die kostenlose Checkliste herunter.
- Sie beantworten die gestellten Fragen zu Zielsetzung, Daten, Strukturen, Qualität, Datenschutz und Organisation
- Als Resultat erhalten Sie eine informative Erstauswertung
- Sie kennen nun den Zeitbedarf und die Komplexität Ihres Vorhabens
- Sie haben die Grundlagen für die Projektplanung
Beschreibung der Checkliste
Die Checkliste zur Bereinigung von Personendaten stellt Ihnen Fragen. Sie teilt diese in 5 Gruppen ein.
Zielsetzung
Sie stehen vor der Aufgabe, Personendaten in ihrer Organisation zu bereinigen. Die Gründe können vielfältig sein. Zum Beispiel sind die neuen Anforderungen des Datenschutzes zu erfüllen. Oder Sie stehen vor der Aufgabe, Daten aus verschiedenen Systemen zusammenzuführen. Oder die Qualität der vorhandenen Daten genügt den Ansprüchen nicht mehr.
In der ersten Fragengruppe fragen wir Sie also nach der Zielsetzung des Projekts. Zudem beantworten Sie die Frage nach dem Zeitpunkt, wann die bereinigten Daten bereitstehen müssen.
Beschreibung der Daten
Um welche Daten handelt es sich überhaupt? Wozu werden die Personendaten verwendet? Und wer verwendet die Daten? Im ersten Block stellen wir diese Fragen zur Beschreibung der Daten.
Im nächsten Block geht es um die Datenquellen und die Datenmengen. Aus welchen Systemen, Datenbanken oder Tabellen stammen die Daten? Es folgen Fragen, die bestimmen, ob zusätzliche Schritte notwendig sind. Weitere Bearbeitungsschritte können Daten-Transformationen oder -Integrationen sein.
Im dritten Block haben wir dann die Fragen zu den Datenstrukturen zusammengestellt. Diese Fragen sind bei grösseren Projekten nur mit detaillierten Analysearbeiten zu beantworten. Tragen Sie die Antworten zusammen, soweit es möglich ist. Falls Sie es jetzt noch nicht schaffen, die Fragen zu den Datenstrukturen zu beantworten, wird es auf später verschoben. Spätestens in der Projektplanung müssen Sie diese Fragen dann jedoch präzis beantworten. Denn der Bereinigungsaufwand hängt davon ab.
Qualität der Daten
Die Fragen zur Qualität der Daten sind zweigeteilt. Im ersten Block geht es um die heutige Qualität der Daten. Genügen sie den Anforderungen? Werden die wirklich gebrauchten Daten abgespeichert? Und welche Fehler in den Daten haben Sie schon festgestellt?
Der zweite Block stellt Fragen zur zukünftigen Datenqualität. Welche Verbesserungen der Datenqualität sind gefordert. Können Daten gelöscht und/oder müssen sie angereichert werden.
Datenschutz
Der Datenschutz stellt neue Anforderungen an die Qualität und den Inhalt der Personendaten. So enthält beispielsweise die DSGVO eine Auskunftspflicht. Alle Organisationen, die Personendaten verwalten, müssen den betroffenen Personen über ihre abgespeicherten Daten Auskunft geben können. Dies bedeutet, dass die Organisationen auch dazu in der Lage sein müssen. Erstens erhöhen sich dadurch die Anforderungen an die Datenqualität. Zweitens führt die Auskunftspflicht zur Verwaltung zusätzlicher Datenfelder zu den Personen. Nach der Beantwortung der Fragen der vierten Gruppe haben Sie die Übersicht über die Situation der Personendaten bezüglich Datenschutzes.
Organisation
Kein Projekt zur Bereinigung von Daten soll durchgeführt werden ohne den Einbezug der verantwortlichen Personen! Mit diesem Thema befasst sich die fünfte Fragengruppe. Hier listen Sie die verantwortlichen Stellen und Personen auf für:
- den Inhalt der Daten (data owner)
- die Verwaltung der Daten
- die Qualität der Daten
- den Datenschutz.
Auswertung der Antworten der Checkliste zur Bereinigung von Personendaten
Sind alle diese Fragen beantwortet, können Sie die Komplexität ihres Projekts mit Hilfe einer kleinen Auswertung abschätzen. Diese Abschätzung ist doch den Aufwand für die Beantwortung der Fragen wert.
